Der Projektleiter kannte das Problem nur zu gut.
Der Projektleiter kannte das Problem nur zu gut.
Das Projekt lief bereits seit mehreren Monaten. In MS Project waren hunderte Vorgänge geplant, Ressourcen zugewiesen und Termine abgestimmt. Die Projektplanung funktionierte hervorragend und alle wichtigen Informationen waren im Projektplan vorhanden.
Dann kam die E-Mail der Geschäftsleitung.
Für die nächste Besprechung wurde eine verständliche Auswertung benötigt. Keine endlosen Tabellen, keine komplizierten Listen und keine technischen Details. Die Entscheidungsträger wollten auf einen Blick erkennen, wie sich das Projekt entwickelt und wo die wichtigsten Schwerpunkte liegen.
Der Projektleiter stand vor einer typischen Herausforderung des Projektmanagements. Die Daten waren vorhanden, aber niemand außerhalb des Projektteams wollte sich durch einen kompletten MS-Project-Plan arbeiten.
Zum Glück bietet MS Project seit vielen Jahren eine oft unterschätzte Möglichkeit. Über die grafischen Berichte können Projektdaten direkt an Excel übergeben und dort automatisch als Diagramme aufbereitet werden.
Innerhalb weniger Minuten entstand aus dem Projektplan eine professionelle Excel-Auswertung. Statt hunderter Zeilen mit Vorgängen, Terminen und Ressourcen zeigte nun ein übersichtliches Diagramm die entscheidenden Kennzahlen.
Besonders beeindruckend war dabei, dass die Datenverbindung unmittelbar aus MS Project übernommen wurde. Excel erzeugte automatisch Pivot-Auswertungen und Pivot-Diagramme, die sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen ließen.
Für das Projektcontrolling eröffnete das völlig neue Möglichkeiten. Arbeitsaufwand, Ressourcenauslastung, Kostenentwicklung und Projektfortschritt konnten grafisch dargestellt werden. Dadurch waren Trends, Risiken und Abweichungen wesentlich schneller erkennbar als in einer klassischen Tabellenansicht.
Bei der Managementpräsentation zeigte sich schließlich der größte Vorteil. Während früher lange Listen erklärt werden mussten, reichten jetzt wenige Sekunden aus, um den aktuellen Projektstatus zu vermitteln. Die wichtigsten Entwicklungen waren sofort sichtbar.
Genau deshalb sind grafische Berichte ein wertvolles Werkzeug für modernes Projektmanagement. Sie verbinden die detaillierte Projektplanung aus MS Project mit den leistungsfähigen Auswertungs- und Diagrammfunktionen von Excel.
Denn erfolgreiche Projekte scheitern selten daran, dass zu wenig Daten vorhanden sind.
Viel häufiger scheitern sie daran, dass niemand die wichtigen Informationen auf einen Blick erkennen kann.