MS Project Erfahrungen aus echten Projekten

Auf der Brücke der Enterprise ertönte ein Alarm.

„Captain", sagte Spock und blickte auf seinen Bildschirm, „eine MS Project Datei hat ihre Größe innerhalb weniger Wochen verdoppelt."

Kirk runzelte die Stirn.

„Wie viele Vorgänge enthält sie?"

„Nur wenige Hundert."

„Dann ergibt das keinen Sinn."

„Korrekt. Logisch betrachtet dürfte die Datei deutlich kleiner sein."

Scotty mischte sich ein.

„Vielleicht hat jemand den Warp-Speicher beschädigt."

Spock hob eine Augenbraue.

„Leider ist die Ursache wesentlich banaler."

Die Datei wurde auf den Hauptschirm übertragen.

Mehrere Offiziere untersuchten den Projektplan.

„Ich sehe nichts Auffälliges", sagte Kirk.

„Genau deshalb bleibt dieser Fehler oft unentdeckt", antwortete Spock.

Nach einigen Minuten öffnete er die Systemeinstellungen.

„Captain, ich habe die Ursache gefunden."

„Berichten Sie."

„Die Datei sammelt Projektkalender wie andere Menschen Souvenirs sammeln."

Kirk starrte auf den Bildschirm.

„Welche Kalender?"

„Genau das ist das Problem. Niemand hat sie angefordert. Niemand nutzt sie. Dennoch befinden sich dutzende Kalender in der Datei."

Scotty schüttelte den Kopf.

„Das Zeug frisst Speicherplatz?"

„Erheblich."

Spock öffnete den Organisator.

Dort erschien eine lange Liste unbekannter Kalender.

„Faszinierend", murmelte er.

„Der Projektplan zieht Kalender aus anderen Dateien in sich hinein. Der Anwender bemerkt davon meist nichts. Die Datei wächst jedoch kontinuierlich."

„Und deshalb wird sie irgendwann langsam?"

„Korrekt."

„Lösung?"

„Überprüfung der Kalender im Organisator und Entfernung unnötiger Einträge."

Kirk lehnte sich zurück.

„Wieder einmal hat uns ein unsichtbarer Gegner angegriffen."

„Ein bemerkenswert kleiner Gegner, Captain."

Während die Crew die Datei bereinigte, erschien eine weitere Anfrage auf dem Hauptschirm.

Ein Projektleiter meldete sich aus einer weit entfernten Sternenbasis.

„Mr. Spock, mein Projekt ist festgefahren."

„Beschreiben Sie das Problem."

„Welches davon?"

Spock blickte kurz zu Kirk.

„Captain, dies könnte länger dauern."

„Wie lange?"

„Zwanzig Minuten sollten genügen."

„Zwanzig Minuten?"

„Häufig genügt ein kurzer Blick eines Experten, um versteckte Ursachen zu identifizieren."

Der Projektleiter übermittelte seinen Plan.

Innerhalb weniger Minuten erkannte Spock Terminierungsfehler, Ressourcenkonflikte und mehrere fehlerhafte Einstellungen.

„Wie haben Sie das so schnell gefunden?"

Spock antwortete trocken:

„Zwanzig Jahre Erfahrung beschleunigen bestimmte Prozesse."

Am Abend saßen Kirk und Spock im Besprechungsraum.

„Mr. Spock", begann Kirk, „Sie scheinen schon viele ungewöhnliche Projekte gesehen zu haben."

„Durchaus."

„Zum Beispiel?"

„Ein Kernkraftwerk in Argentinien."

Kirk verschluckte sich beinahe an seinem Kaffee.

„Sie waren in Argentinien?"

„Negativ. Die Projektpläne kamen zu mir."

„Und das Projekt?"

„Erfolgreich abgeschlossen."

„Noch weitere Fälle?"

„Eine Produktionsplanung für Ladesysteme von Elektrofahrzeugen."

„Und?"

„Die Daten mussten zunächst mit Hilfe von Excel analysiert werden, bevor sie in MS Project sinnvoll abgebildet werden konnten."

„Beeindruckend."

„Außerdem war ich an der Wartungsplanung von Flusskreuzfahrtschiffen beteiligt."

„Klingt kompliziert."

„Neunzehntausend Duschköpfe mussten kontrolliert werden."

Kirk starrte ihn an.

„Neunzehntausend?"

„Eine Zahl, die selbst Vulkanier nachdenklich macht."

Scotty begann laut zu lachen.

Später fragte Kirk:

„Was ist das Geheimnis erfolgreicher Projektplanung?"

Spock antwortete sofort:

„Struktur."

„Und danach?"

„Noch mehr Struktur."

„Und danach?"

„MS Project, Excel, Datenbanken und Erfahrung."

Kirk nickte.

„Eigentlich ganz einfach."

„Nein Captain", antwortete Spock trocken. „Einfach sieht es nur aus, nachdem man die Lösung gefunden hat."

Was können wir daraus lernen?

Wenn eine MS Project Datei ungewöhnlich groß wird, liegt die Ursache häufig an ungenutzten Kalendern, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben. Im Bereich Datei → Informationen → Organisator → Kalender lässt sich prüfen, welche Kalender tatsächlich benötigt werden.

Viele Projektprobleme wirken zunächst unlösbar. Oft genügt jedoch ein erfahrener Blick auf Terminierung, Ressourcen, Kalender und Datenstrukturen, um die eigentliche Ursache zu erkennen und passende Lösungswege zu entwickeln.