Die versteckte Ressourcenüberlastung: Der häufigste Fehler in MS Project
Zu Beginn des Projekts war alles klar definiert. Der Projektleiter hatte die Arbeitspakete geplant, die Ressourcen zugeordnet und für jeden Vorgang den erwarteten Aufwand festgelegt. Für eine wichtige Aufgabe waren beispielsweise 100 Stunden eingeplant worden. Die Projektplanung sah schlüssig aus und alle Beteiligten gingen davon aus, dass die Kalkulation passen würde.
Einige Wochen später stellte sich jedoch die entscheidende Frage:
Läuft das Projekt eigentlich noch nach Plan?
Auf den ersten Blick schien alles in Ordnung zu sein. Die Vorgänge machten Fortschritte, die Mitarbeiter arbeiteten an ihren Aufgaben und der Terminplan wirkte stabil. Doch erfahrene Projektleiter wissen, dass Probleme selten bei den Terminen beginnen. Die ersten Warnsignale zeigen sich häufig bei der geleisteten Arbeit.
Genau deshalb werden in professionellen Projektplänen Basispläne verwendet. Der ursprüngliche Planungsstand wird eingefroren und dient als Referenz für die spätere Projektsteuerung. So bleibt dauerhaft sichtbar, welche Arbeitswerte ursprünglich geplant wurden.
Als der Projektleiter seinen Basisplan speicherte, entstand damit die Grundlage für ein wirksames Projektcontrolling. Jetzt konnte er jederzeit vergleichen, wie viele Stunden ursprünglich geplant waren und wie sich der tatsächliche Aufwand entwickelte.
Schon bei der nächsten Analyse zeigte sich eine interessante Erkenntnis. Ein Vorgang, der ursprünglich mit 100 Stunden kalkuliert worden war, benötigte mittlerweile deutlich mehr Aufwand. Die Abweichung war auf den ersten Blick sichtbar.
Genau hier liegt einer der größten Vorteile von MS Project. Die Tabelle Arbeit zeigt nicht nur die geplante Arbeit, sondern auch verbleibende Arbeit, Istwerte, Fortschritt und die Abweichung zum ursprünglichen Basisplan. Dadurch entsteht eine transparente Sicht auf die tatsächliche Entwicklung des Projekts.
Besonders bei größeren Projekten mit vielen Vorgängen und Ressourcen ist diese Kontrolle unverzichtbar. Ohne den Vergleich zwischen Planwert und aktuellem Aufwand werden Kostensteigerungen oft erst bemerkt, wenn Termine bereits gefährdet sind oder Budgets überschritten wurden.
Professionelles Projektmanagement bedeutet deshalb nicht nur, Aufgaben zu planen. Es bedeutet auch, regelmäßig zu prüfen, ob die Realität noch mit der ursprünglichen Kalkulation übereinstimmt.
Wer Planwerte, Istwerte und Arbeitsabweichungen konsequent überwacht, erkennt Risiken frühzeitig. Dadurch lassen sich Gegenmaßnahmen einleiten, bevor aus kleinen Abweichungen große Projektprobleme entstehen.
Denn Projekte geraten selten in Schwierigkeiten, weil niemand geplant hat.
Sie geraten in Schwierigkeiten, weil niemand bemerkt hat, wie weit sich die Realität inzwischen vom ursprünglichen Plan entfernt hat.