MS Project Erfahrungen aus echten Projekten

Als ich damals bei Bosch in einem Großprojekt führend beteiligt war, hatten wir genau die Situation, die ich heute in jedem MS Project Tutorial Deutsch erkläre: Ein Team aus Entwicklern, Konstrukteuren und Lieferanten — aber niemand wusste so richtig, wie MS Project funktioniert. Die einen suchten MS Project für Anfänger, die anderen wollten sofort MS Project Grundlagen überspringen und direkt einen kompletten Projektplan erstellen. Also habe ich das gemacht, was man in solchen Momenten tun muss: Ich habe den Beamer eingeschaltet, ein neues Projekt geöffnet und live gezeigt, wie man Aufgaben anlegt, den Zeitplan baut und ein Gantt Diagramm so strukturiert, dass es nicht nur hübsch aussieht, sondern auch funktioniert. Der erste Aha Moment kam, als wir Vorgänge verknüpft haben. Plötzlich wurde klar, warum Meilensteine nicht einfach „irgendwo“ stehen dürfen und warum falsche Abhängigkeiten sofort zu Meldungen wie „MS Project Termin falsch“ oder „MS Project Abhängigkeiten Fehler“ führen. Richtig spannend…

Der Projektleiter kannte das Problem nur zu gut.

Das Projekt lief bereits seit mehreren Monaten. In MS Project waren hunderte Vorgänge geplant, Ressourcen zugewiesen und Termine abgestimmt. Die Projektplanung funktionierte hervorragend und alle wichtigen Informationen waren im Projektplan vorhanden.

Dann kam die E-Mail der Geschäftsleitung.

Für die nächste Besprechung wurde eine verständliche Auswertung benötigt. Keine endlosen Tabellen, keine komplizierten Listen und keine technischen Details. Die Entscheidungsträger wollten auf einen Blick erkennen, wie sich das Projekt entwickelt und wo die wichtigsten Schwerpunkte liegen.

Der Projektleiter stand vor einer typischen Herausforderung des Projektmanagements. Die Daten waren vorhanden, aber niemand außerhalb des Projektteams wollte sich durch einen kompletten MS-Project-Plan arbeiten.

Zum Glück bietet MS Project seit vielen Jahren eine oft unterschätzte Möglichkeit. Über die grafischen Berichte können Projektdaten direkt an Excel übergeben und dort automatisch als Diagramme aufbereitet werden.

Zu Beginn des Projekts war alles klar definiert. Der Projektleiter hatte die Arbeitspakete geplant, die Ressourcen zugeordnet und für jeden Vorgang den erwarteten Aufwand festgelegt. Für eine wichtige Aufgabe waren beispielsweise 100 Stunden eingeplant worden. Die Projektplanung sah schlüssig aus und alle Beteiligten gingen davon aus, dass die Kalkulation passen würde.

Einige Wochen später stellte sich jedoch die entscheidende Frage:

Läuft das Projekt eigentlich noch nach Plan?

Auf den ersten Blick schien alles in Ordnung zu sein. Die Vorgänge machten Fortschritte, die Mitarbeiter arbeiteten an ihren Aufgaben und der Terminplan wirkte stabil. Doch erfahrene Projektleiter wissen, dass Probleme selten bei den Terminen beginnen. Die ersten Warnsignale zeigen sich häufig bei der geleisteten Arbeit.

Genau deshalb werden in professionellen Projektplänen Basispläne verwendet. Der ursprüngliche Planungsstand wird eingefroren und dient als Referenz für die spätere Projektsteuerung. So bleibt dauerhaft sichtbar, welche Arbeitswerte ursprünglich geplant wurden.

Als der Projektleiter seinen Basisplan speicherte, entstand…

Auf der Brücke der Enterprise ertönte ein Alarm.

„Captain", sagte Spock und blickte auf seinen Bildschirm, „eine MS Project Datei hat ihre Größe innerhalb weniger Wochen verdoppelt."

Kirk runzelte die Stirn.

„Wie viele Vorgänge enthält sie?"

„Nur wenige Hundert."

„Dann ergibt das keinen Sinn."